28.10.20

Die digitale User Group 2020 – Perspektivwechsel bei Veranstaltungen

Neben dem gesamten gesellschaftlichen und beruflichen Leben hat die Corona-Pandemie auch das Thema Veranstaltungen auf den Kopf gestellt. Wurden im Frühjahr noch die meisten Veranstaltungen zwangsläufig abgesagt, wird die zweite Jahreshälfte vermehrt durch digitale Events bestimmt. Im Zuge dessen fand auch die diesjährige Faktor-IPS User Group erstmalig als reine Online-Veranstaltung statt – eine Herausforderung von der Organisation bis hin zur tatsächlichen Durchführung. Wie das funktioniert hat, erfahrt ihr in diesem Blogartikel.

Neben dem gesamten gesellschaftlichen und beruflichen Leben hat die Corona-Pandemie auch das Thema Veranstaltungen auf den Kopf gestellt. Wurden im Frühjahr noch die meisten Veranstaltungen zwangsläufig abgesagt, wird die zweite Jahreshälfte vermehrt durch digitale Events bestimmt. Im Zuge dessen fand auch die diesjährige Faktor-IPS User Group erstmalig als reine Online-Veranstaltung statt – eine Herausforderung von der Organisation bis hin zur tatsächlichen Durchführung. Wie das funktioniert hat, erfahrt ihr in diesem Blogartikel.

Wie hat die digitale Umsetzung des Events geklappt?

Aus der technischen und organisatorischen Perspektive betrachtet, hat die erste digitale User Group bei der Faktor Zehn gut funktioniert. Geplant und umgesetzt wurde die Veranstaltung mithilfe einer Online Event App. Ziel war es durch die digitale Organisation eine möglichst lebhafte Remote-Veranstaltung zu ermöglichen.

Köln, München oder Wien?

Für Vorträge, Projektupdates und Präsentationen von Kunden wurden drei virtuelle Meetingräume geschaffen, die sich namentlich an den Standorten von Faktor Zehn orientieren – Cologne, Munich und Vienna. So war es möglich, dass auch Vorträge parallel stattfanden. Aufgrund der digitalen Umsetzung konnten die Teilnehmenden zudem schnell den „Raum“ wechseln und einem anderen Vortrag beiwohnen. Mithilfe einer individuellen Agenda hatten die Teilnehmenden die Möglichkeit, sich die Präsentationen auszusuchen, die zu ihren Interessen und ihrem Terminkalender passten. Durch entsprechende Pop-Ups wurde zudem dafür gesorgt, dass jeder rechtzeitig im richtigen Meetingraum war.

Live-Stream in Cologne, spannende Vorträge in Munich und Vienna

Während der Veranstaltung hatte der Meetingraum Cologne dabei eine besondere Funktion als Live-Stream. Hier wurden die rund 80 internen sowie externen Teilnehmenden durch unseren Managing Director Jörg Renger begrüßt und verabschiedet. Auch externe Vorträge durch Kunden, die über ihre Zusammenarbeit mit Faktor Zehn berichteten, wurden hier abgehalten. Dabei konnten sich die Kunden auch aus dem Ausland wie zum Beispiel den Niederlanden zuschalten und ihren Vortrag halten. Selbst aus dem weit entfernten Singapur gab es einen Vortrag eines Kollegen – etwas, dass während einer herkömmlichen Präsenzveranstaltung zum Beispiel nicht möglich gewesen wäre.

 

Die Sache mit dem Networking

Wie bei den meisten Veranstaltungen lebt auch die Faktor-IPS User Group vom Austausch unter den Teilnehmenden. Sei es in kurzen Kaffeepausen oder bei einem gemeinsamen Mittagessen – der persönliche Austausch ist von großer Bedeutung für Veranstaltungen. Doch wie vernetzt man Menschen in einer Zeit, in der das oberste Gebot lautet voneinander Abstand zu halten?

Auch auf dem digitalen Wege wurde eine Lösung gefunden, um sich zwar nicht persönlich, aber immerhin digital face-to-face zu begegnen. Über die Online-App konnten sich die Teilnehmenden zur Networking-Area navigieren, die virtuell über ein Video-Chat-Tool abgebildet wurde. Nach einer kurzen Anmeldung mit Namen und Foto waren so (Video-)Gespräche zu zweit, dritt oder auch zu zwölft möglich. Natürlich kann dies den realen Austausch nicht vollständig ersetzen – das Feedback hat jedoch gezeigt, dass die Teilnehmenden Spaß am digitalen Networken hatten.

Wie sieht es in Zukunft aus?

Zum jetzigen Zeitpunkt kann natürlich niemand sagen, wie zukünftige Events umgesetzt werden können. Während weitere große Veranstaltungen im Jahr 2020 weitestgehend digital umgesetzt werden, besteht vielerorts die Hoffnung, im kommenden Jahr wieder Präsenzveranstaltungen zu ermöglichen und zu besuchen. Die digitale Umsetzung der Faktor-IPS User Group hat jedoch gezeigt, dass sich auch remote ein ansprechendes Event auf die Beine stellen lässt. Aufgrund der technischen Möglichkeiten, die uns zur Verfügung stehen, können wir als Faktor Zehn so auch im kommenden Jahr flexibel auf die Umstände der Pandemie reagieren und eine weitere digitale User Group Veranstaltung ermöglichen.

 

Fazit zur ersten digitalen User Group

Die User Group erstmalig als digitales Event zu planen und durchzuführen war definitiv eine große Herausforderung. Dennoch können wir mit Stolz sagen, dass wir dies erfolgreich gemeistert haben. Mit großer Spannung blicken wir daher auf das kommende Jahr, in dem die User Group hoffentlich wieder als Präsenzveranstaltung stattfinden kann. Und wenn nicht, ist Faktor Zehn dank der Erfahrungen aus diesem Jahr bestens vorbereitet.

Sollten wir euer Interesse an der digitalen Durchführung unseres Events geweckt haben und ihr möchtet weitere Informationen dazu erhalten, könnt ihr euch gerne an BusinessDevelopmentGB3(at)faktorzehn.de wenden.

 

Euer Faktor Zehn Team

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